7 técnicas de gestão de tempo para aumentar a produtividade e reduzir a procrastinação

Com uma agenda, um cronômetro e um método de gerenciamento de tempo você pode mudar a sua vida.

Você já teve a sensação de que o dia simplesmente evapora? As horas passam, a lista de tarefas só cresce e a produtividade parece desaparecer no ar? Essa sensação é mais comum do que parece.

Vivemos em um mundo repleto de distrações, altas demandas e prazos cada vez mais curtos. Nesse cenário, gerenciar bem o tempo deixou de ser um luxo e se tornou uma das habilidades mais essenciais da vida moderna. Aprender a priorizar tarefas, eliminar distrações e planejar o dia com eficiência é uma necessidade, sobretudo para quem precisa lidar com uma rotina cheia e um fluxo constante de responsabilidades. 

Se esse é o seu caso, neste post, você vai descobrir técnicas de gestão de tempo que podem transformar seu dia a dia, aumentando sua produtividade e reduzindo a procrastinação. Mas antes, que tal compreender melhor no que consiste as metodologias de gerenciamento de tempo?!

O que são técnicas de gestão de tempo?

Técnicas de gestão de tempo são estratégias e métodos criados com o objetivo de auxiliar na organização de atividades diárias, priorização de tarefas e uso eficiente do tempo, aumentando a produtividade e evitando atrasos, acúmulo de trabalho e sobrecarga mental.

Exemplos de técnicas de gestão de tempo incluem o Método GTD, Matriz de Eisenhower e a Técnica Pomodoro. Ambos métodos visam automatizar tarefas repetitivas e eliminar distrações, seja na rotina de trabalho ou de estudos.

Quando empregados da maneira correta, as estratégias de gestão de tempo podem ser poderosas aliadas. Afinal, promovem um melhor proveito das horas do dia, além de permitirem a concentração de energia e de atenção no que realmente importa.

7 técnicas de gestão de tempo e produtividade

Agora que você já sabe o que são técnicas de gestão de tempo, que tal conhecer aquelas que podem aumentar sua produtividade e diminuir suas distrações? Se liga aí!

1. Técnica Pomodoro

Entre as metodologias de gestão de tempo, esta é sem sombra de dúvidas a mais conhecida. Mas você sabe como surgiu a Técnica Pomodoro?

A Técnica Pomodoro foi criada no final dos anos 1980 pelo italiano Francesco Cirillo, que buscava melhorar sua concentração nos estudos. Sendo assim, usando um cronômetro de cozinha em formato de tomate (pomodoro, em italiano), Cirillo dividiu o tempo em ciclos de 25 minutos de foco seguidos de 5 minutos de pausa. 

O método mostrou-se eficaz para aumentar a produtividade e reduzir a fadiga mental, tornando-se uma das técnicas de gestão de tempo mais populares do mundo.

Como dissemos anteriormente, a Técnica Pomodoro é simples, mas extremamente eficaz: você trabalha durante 25 minutos ininterruptos, chamados de “pomodoros”, e faz uma pausa curta de 5 minutos. Então, após quatro blocos, é feita uma pausa maior, de 15 a 30 minutos.

Essa alternância entre períodos de concentração e descanso ajuda a manter o cérebro ativo, evita a sobrecarga mental e, principalmente, impede que a procrastinação se instale.

Dessa forma, se você precisa manter o foco em tarefas longas, como estudar para concursos, aprender uma nova habilidade ou realizar uma grande demanda de trabalho, esse método de gerenciamento de tempo pode ser o seu maior aliado.

2. Método ABCDE 

O método ABCDE, criado por Brian Tracy, consiste em um sistema prático de classificação de tarefas que ajuda a distinguir o que é essencial do que é apenas acessório, permitindo que você concentre energia nas atividades que realmente geram resultados.

O princípio central do método é simples: nem todas as tarefas têm o mesmo peso. Isso significa que algumas são vitais e inadiáveis, enquanto outras são agradáveis, mas não produzem impacto algum no alcance dos seus objetivos. 

Para aplicar o método, basta listar tudo o que precisa ser feito no dia e atribuir uma letra de prioridade, A, B, C, D ou E,  a cada item da lista. Cada uma dessas letras representa um nível de importância e consequência, ajudando a criar um mapa claro do que deve ser feito primeiro e do que pode esperar.

As tarefas classificadas com a letra A são aquelas que precisam ser feitas hoje e que, se não forem concluídas, trarão consequências sérias. Já as de nível B também são importantes, mas não urgentes. Elas contribuem para o progresso dos seus objetivos, mas não trazem prejuízo imediato se forem adiadas por um dia ou dois.

As tarefas de nível C, por sua vez, são aquelas que proporcionam satisfação, descanso ou prazer, mas não têm relação direta com seus objetivos profissionais ou pessoais. As marcadas com a letra D representam o ato de delegar tarefas, afinal, nem tudo precisa ser feito por você.

Por fim, temos as tarefas de nível E, que são as que devem ser eliminadas. Isso porque essas atividades não acrescentam nada relevante à sua rotina e, muitas vezes, são apenas hábitos automáticos ou distrações disfarçadas de ocupação.

3. Método GTD

Outra metodologia de gestão de tempo muito conhecida, criada por David Allen, é o GTD (Getting Things Done). Diferentemente das demais, esta não é apenas uma técnica de gerenciamento de tempo pontual, mas um verdadeiro sistema de organização pessoal. 

Ao criá-la, Allen a embasou na seguinte afirmação: “Sua mente é para ter ideias, não para guardá-las”. Em outras palavras, para o instrutor em produtividade, ao utilizarmos ferramentas externas como cadernos, agendas e aplicativos de check-list, liberamos espaço para que a mente se concentre em processos criativos e resolução de problemas.

O GTD de David Allen se baseia em cinco etapas, a saber:

• Capturar tudo o que precisa ser feito;
• Processar e definir o que é realmente uma ação;
• Organizar as tarefas por contexto e prioridade;
• Revisar regularmente o sistema;
• Executar com foco total.

Essa estrutura permite que você retire da mente tudo o que ocupa espaço desnecessário e confie em um sistema externo para gerenciar seus compromissos e afazeres. 

4. Matriz de Eisenhower

Outra ferramenta de gestão de tempo é a Matriz de Eisenhower, também conhecida como matriz de prioridades. Inspirada pelo ex-presidente dos Estados Unidos Dwight D. A técnica proposta por Eisenhower classifica as tarefas em quatro categorias.

• Urgentes e importantes: devem ser feitas imediatamente;
• Importantes, mas não urgentes: devem ser planejadas;
• Urgentes, mas não importantes: podem ser delegadas;
• Nem urgentes nem importantes: devem ser eliminadas.

Já deu para perceber que essa simples divisão ajuda a identificar o que realmente merece atenção e o que pode estar apenas ocupando espaço na sua agenda, não é mesmo?! Se ao fim do dia você se sente ocupado, mas pouco produtivo, o método Matriz de Eisenhower pode mudar a sua vida.

Isso porque, com a correria do dia a dia, é comum termos dificuldade em visualizar quais demandas são de fato prioridade e quais são apenas perda de tempo. Quem nunca perdeu uma tarde inteira com reuniões desnecessárias que atire a primeira pedra.

Mas fique tranquilo! Com a técnica Matriz de Eisenhower, ao invés de reagir ao que aparece no dia, você passa a agir de forma estratégica, priorizando o que realmente contribui para seus objetivos de longo prazo.

5. Regra 80/20 ou Princípio de Pareto

A Regra 80/20 ou Princípio de Pareto foi criada pelo economista italiano Vilfredo Pareto, partindo da observação de que 80% dos resultados vêm de apenas 20% das ações. De forma simples, isso significa que uma pequena parte dos seus esforços gera a maior parte dos seus resultados. Já parou para pensar nisso? Pensemos em um exemplo.

Imagine que você trabalha em um escritório com várias tarefas ao longo do dia: responder e-mails, participar de reuniões, preparar relatórios, conversar com clientes, fazer networking e planejar novos projetos. 

Então, ao analisar sua rotina, você percebe que apenas 20% das suas atividades (como preparar relatórios estratégicos e conversar com clientes) são responsáveis por 80% dos resultados relevantes, como novos contratos, elogios da chefia ou aumento de receita.

Já os outros 80% das tarefas, responder mensagens, participar de reuniões longas e pouco produtivas, lidar com burocracias e interrupções, trazem apenas 20% de retorno real.

No exemplo acima, você poderia focar as primeiras horas do seu dia nas ações essenciais, e o tempo que sobraria nas tarefas acessórias, ou quem sabe, buscando ferramentas para automatizar essas demandas operacionais.

Perceba que identificar quais são essas ações-chave é o segredo para multiplicar a produtividade sem aumentar o esforço. Por isso, pergunte-se: o que realmente faz diferença no meu dia? Quais tarefas trazem impacto real para meus objetivos? Focar nessas respostas ajuda a eliminar o desperdício de tempo e a agir de forma mais inteligente.

6. Time Blocking

Agora, uma das técnicas de gestão de tempo mais eficazes para estruturar o dia e manter o foco é o Time Blocking, ou bloqueio de tempo. Essa técnica consiste em reservar blocos de tempo na agenda para cada tipo de atividade: responder e-mails, estudar, participar de reuniões, praticar exercícios ou simplesmente descansar. 

Ao fazer isso, você evita o hábito de alternar entre múltiplas tarefas, que costuma reduzir a produtividade e aumentar o cansaço. Quando cada tarefa tem o seu horário definido, o cérebro se adapta melhor à concentração e o dia se torna mais previsível e controlável.

E sabe o que é o melhor? Você não precisa investir em ferramentas caras. O Google Agenda já é suficiente para organizar seus blocos de tempo. E para os analógicos, uma agenda física está de bom tamanho.

7. Eat That Frog

Por fim, se você é um procrastinador nato, temos a técnica de gestão de tempo certa para você. A Eat That Frog é uma metodologia baseada na expressão popularizada pelo escritor Brian Tracy. 

A metáfora é simples: se você tivesse que “engolir um sapo” todos os dias, o melhor seria fazê-lo logo pela manhã. Em outras palavras, seja no trabalho ou na rotina de estudos, realize primeiro a tarefa mais difícil, importante ou desagradável do dia. 

Isso porque, ao enfrentá-la de imediato, você elimina a ansiedade de ter que cumprir uma tarefa desafiadora mais tarde e aumenta a motivação para lidar com o restante das atividades com mais leveza.

Essa metodologia de gestão de tempo é para aqueles que tendem a adiar tarefas complexas, afinal, começar pelo mais desafiador gera uma poderosa sensação de conquista. Aplique-a e me agradeça pelos resultados depois.

E você, qual técnica de gestão de tempo funciona melhor para o seu dia a dia? Se curtiu este conteúdo, então compartilhe-o com quem também vive correndo contra o relógio! Além disso, aproveite a visita e confira o nosso post sobre os 7 passos para criar metas e alcançar seus objetivos. Até a próxima!