Guia de carreira: o que faz um assistente administrativo?

Entenda as funções, habilidades e oportunidades de carreira de um assistente administrativo.

O assistente administrativo é um dos profissionais mais importantes nas empresas. Essa função representa um papel essencial no funcionamento eficiente de um escritório, sendo responsável por tarefas que mantêm o ambiente corporativo organizado e produtivo.

Mas o que um assistente administrativo faz exatamente? Neste guia de carreira, você poderá entender melhor essa profissão, desde suas funções, média salarial, até as habilidades necessárias para ingressar na área.

O que um assistente administrativo faz?

A principal função de um assistente administrativo é oferecer suporte às atividades diárias de uma empresa/organização. Isso pode variar conforme o tamanho da empresa e o setor em que ela atua, mas de forma geral, esse profissional é responsável organizar documentos, realizar o atendimento ao cliente, gerir agendas e reuniões, e dar suporte às demais equipes.

Um assistente administrativo é importante para que as rotinas da empresa fluam sem problemas, garantindo que os prazos sejam cumpridos e que o ambiente de trabalho funcione de maneira eficiente.

Além disso, este profissional pode ser encarregado de funções referentes ao departamento financeiro. Dessa forma, o papel desse profissional varia, o que exige flexibilidade e uma boa capacidade de gerir o tempo.

Quais são as funções do assistente administrativo?

Como dito anteriormente, as funções de um assistente administrativo podem variar, mas algumas responsabilidades são comuns a praticamente todas as áreas. Esse profissional é frequentemente responsável por organizar documentações e arquivos importantes, tanto físicos quanto digitais. Isso inclui contratos, relatórios financeiros, e outros documentos que precisam ser acessíveis e bem catalogados.

Outra função relevante é o gerenciamento da agenda e dos compromissos de executivos, o que exige uma boa organização e habilidades interpessoais. Além disso, este profissional pode ser o responsável por receber e direcionar ligações, atender e-mails e manter o fluxo de comunicação interna e externa.

Ele também pode se encarregar da compra de materiais de escritório e da manutenção de equipamentos, assegurando que o ambiente de trabalho esteja sempre funcional. Por isso, a proatividade é uma característica valorizada para essa posição, uma vez que a organização de toda a empresa pode depender diretamente do trabalho deste profissional.

Em empresas menores, o assistente administrativo poderá ter um papel ainda mais abrangente, acumulando responsabilidades do setor financeiro, como controle de caixa, pagamento de contas e faturamento. Já em empresas maiores, ele pode estar mais focado em áreas específicas, como apoio a um departamento ou a um grupo de gerentes.

O que é preciso para ser um assistente administrativo?

Se você pensa em ser um profissional desta área, é indicado ter algumas habilidades e conhecimentos específicos. Primeiramente, este profissional deve ter domínio das principais ferramentas tecnológicas, especialmente as relacionadas ao pacote Office, como Word, Excel e PowerPoint. Esses programas são os mais usados para elaborar relatórios, planilhas e apresentações que fazem parte da rotina diária.

Outra habilidade relevante é a comunicação. Esse profissional precisa possuir uma ótima comunicação, tanto por e-mail quanto pessoalmente ou por telefone. Ser claro e objetivo ao transmitir informações, além de saber ouvir e compreender as demandas de diferentes setores da empresa, é fundamental.

A gestão de tempo é outra habilidade importante, já que esse profissional normalmente lida com várias tarefas simultaneamente. Manter um cronograma organizado e cumprir prazos são competências que garantem o bom andamento das atividades da empresa.

Além disso, a atenção aos detalhes é igualmente vital, pois qualquer erro em documentos ou processos pode causar atrasos ou problemas mais graves. Por fim, conhecimentos em finanças, contabilidade básica e rotinas administrativas são diferenciais que podem tornar o profissional mais competitivo no mercado.

Quanto ganha um assistente administrativo em média?

A remuneração desse profissional poderá variar de conforme a cidade que você trabalha, o tamanho da organização e a experiência do profissional. No entanto, segundo o site da Glassdoor, o salário médio de um assistente administrativo gira em torno de R$ 2.000 a R$ 3.000 mensal.

Em algumas cidades, especialmente nas capitais e em grandes centros urbanos, os salários tendem a ser mais altos, principalmente para profissionais mais experientes ou que atuam em organizações de grande porte.

Preciso ter faculdade para ser assistente administrativo?

Uma das principais dúvidas de quem deseja seguir a carreira de assistente administrativo é se é preciso possuir ensino superior. A boa notícia é que não é obrigatório ter uma faculdade para atuar na área. A exigência mínima geralmente é o ensino médio completo, acompanhado de cursos técnicos ou profissionalizantes voltados para a área.

No entanto, ter um curso superior em áreas correlatas, como administração, gestão empresarial ou contabilidade, pode ser um diferencial no momento da contratação e oferecer mais oportunidades na carreira. Algumas empresas podem até exigir o ensino superior, dependendo do nível de responsabilidade que o cargo demanda.

Além disso, cursos complementares, como, por exemplo: gestão de processos, tecnologia da informação e atendimento ao cliente também são bem vistos pelos empregadores. Para aqueles que buscam crescimento rápido dentro da empresa, investir em formação continuada e em certificações específicas pode ser uma ótima estratégia.

Áreas de especialização e oportunidades

Um aspecto relevante que muitas vezes passa despercebido é o potencial de crescimento dentro desta carreira. Ao contrário do que alguns podem pensar, essa função oferece muitas oportunidades de evolução, permitindo que o profissional adquira novas habilidades, se especialize em áreas específicas e até mesmo progrida para cargos de maior responsabilidade dentro da organização.

Esse profissional, com o passar do tempo, poderá se especializar em setores específicos da empresa, o que aumenta suas chances de crescimento e de obter remunerações mais elevadas. Algumas das áreas mais comuns de especialização incluem: recursos humanos, financeiro, logística, secretariado executivo, comercial ou vendas.

Além disso, o crescimento na carreira desse profissional não está restrito apenas às áreas de especialização. Muitos profissionais conseguem subir na hierarquia dentro da própria função, assumindo cargos como analista administrativo, coordenador administrativo ou até mesmo gerente administrativo.

Como você pôde ver, o papel do assistente administrativo é importante para o bom funcionamento das empresas. Com funções que vão desde a organização de documentos até o apoio financeiro, esse profissional deve ser organizado, ágil e capacitado a lidar com diferentes desafios. Não deixe de conferir nossas dicas para se preparar para a entrevista de emprego. Boa sorte na sua jornada e até a próxima!