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Rotinas profissionais, sejam elas presenciais ou home office, sempre exigem de nós o mínimo de organização no trabalho. Sendo assim, manter o ambiente profissional limpo e a agenda planejada é uma forma de otimizar a rotina, ganhando ainda mais tempo para o exercício de nossas funções.
Agora, se a correria do dia a dia nos assola ao ponto de não conseguirmos definir nossas prioridades, é bem possível que, com o passar do tempo, percamos o desempenho. E é justamente por isso que reunimos aqui 5 dicas para te ajudar a otimizar a sua organização no ambiente profissional. Confira já!
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1. Limpe e organize a sua mesa
Um ambiente de trabalho organizado é sinal de uma mente organizada. Pode parecer bobo, mas quando a nossa mesa está limpa e arrumada, conseguimos encontrar prontamente o que estamos precisando, sem perder tempo com tarefas banais.
Sendo assim, agora é a hora de descartar tudo o que está fazendo peso naquela gaveta bagunçada, bem como jogar fora os papéis e as canetas que já não são úteis. Pode ter certeza que essas ações, por mais básicas que sejam, vão alavancar a sua produtividade.
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2. Exerça uma boa gestão do seu tempo
Gestão de tempo é o segredo do sucesso nos dias atuais. Quando planejamos as nossas atividades, elencando quais são as nossas prioridades, dificilmente perdemos tempo com o que não importa.
Planejar a semana ou ao menos o dia de trabalho é uma boa forma de ganhar tempo. Por isso, utilize a tecnologia ao seu favor.
O Google Calendar é uma ótima ferramenta para quem quer planejar todas as suas tarefas. Isso porque ele permite marcar atividades de acordo com horário e data pré-definidos, além de tornar a agenda visível para os seus colegas de equipe.
E, se possível, ao dispor das tarefas em ordem de prioridade, coloque um horário maior do que levaria para realizá-las. Isso porque nunca sabemos quando um imprevisto irá surgir.
3. Planeje com antecedência as suas reuniões
Já não é segredo para ninguém que o excesso de reuniões online pode afetar a produtividade dos colaboradores. Isso porque elas tomam um grande tempo de serviço, sobretudo quando as pautas não são muito bem definidas.
Por isso, assim como você irá dispor de um tempo para planejar as atividades do dia a dia, pense também nas pautas e temáticas a serem tratadas durante as reuniões pré-agendadas. Isso mesmo, pré-agendadas! Evite marcar ou aceitar convites para reuniões de última hora. Aliás, se puder não ir, melhor ainda.
Além disso, se por um acaso a reunião acabar mais cedo, nada de bater papo com os colegas de trabalho. Encerre a reunião o quanto antes e volte aos seus afazeres. Se preza por uma rotina de sucesso, lembre-se que você tem uma lista de prioridades, que não pode esperar.
4. Dê uma chance à tecnologia
Uma das ações que podem ditar uma boa organização no trabalho diz respeito ao uso da tecnologia. Automatizar algumas de suas funções é uma forma inteligente de trabalhar. Afinal, você pode ganhar ainda mais tempo para focar naquelas atividades mais difíceis de se realizar.
Existem diversas ferramentas digitais que podem te ajudar neste processo, tais como: plataformas de gerenciamento de projetos; programas de videochamadas; mensageiros; softwares de gestão de documentos.
Dessa forma, se faz parte de um squad, o uso de plataformas como o Basecamp e Trello pode ajudar o seu time a organizar as demandas, tornando o andamento das tarefas visível para todos. Para comunicações, Meet, Zoom e WhatsApp comercial podem ser boas soluções digitais para trocas de informações profissionais.
Agora, se precisar realizar uma tarefa com a equipe em tempo real, pode utilizar o Google Drive. Nele você encontra várias ferramentas de edição de texto e de planilha, podendo fazer alterações e comentários ao mesmo tempo que seus colegas.
5. Faça pausas
A organização no trabalho também requer o conhecimento do momento de parar. A depender das atividades que realizamos no dia a dia, é comum que nos sintamos esgotados, ao menos mentalmente.
Aliás, a sobrecarga mental já tem assolado diversos trabalhadores brasileiros. Segundo uma pesquisa da NEOP em parceria com a FGV EAESP, 43% dos trabalhadores brasileiros afirmam estar com sobrecarga no trabalho.
E bem sabemos que a falta de saúde mental pode levar a uma queda abrupta na produtividade. Por isso, faça pausas sempre que possível entre uma tarefa e outra. Tome um café, saia para ir ao banheiro, ou simplesmente, peça licença para sair da sua mesa e tomar um ar.
Essa é uma forma de arejar um pouco a mente e dar um tempo nas obrigações para que possa voltar um pouco mais revitalizado. No mais, acabou a jornada de trabalho? Agora é tempo de cuidar de si, qualquer demanda em aberto pode ficar para amanhã.
Curtiu estas 5 dicas de organização no trabalho? Então compartilhe com os seus colegas de profissão que provavelmente irão gostar dessas dicas. Nos vemos em breve!
