Guia prático: aprenda a calcular horas extras no Excel

Para conseguir efetuar este cálculo, é preciso descobrir o valor da hora de trabalho dos funcionários.

Uma das tarefas mais comuns na rotina do RH de uma empresa é calcular as horas extras no Excel. E é exatamente este cálculo que viemos te ensinar hoje.

Existem diversas modalidades de jornadas de trabalho e muitas regras para o cálculo de horas extras. Por isso, embora usaremos um exemplo específico a título de ilustração, é importante que você adapte o nosso exemplo para a realidade do seu corpo de funcionários.

Isso levando em consideração, a quantidade de horas trabalhadas, salários e cargos de cada funcionário. Dito isso, para montar a sua tabela, você pode dividi-la em 9 colunas com os seguintes temas:

• A: Dias da semana;
• B: Horário de entrada;
• C: Saída para o almoço;
• D: Retorno do almoço;
• E: Horário de saída;
• F: Horas trabalhadas;
• G: Horas extras;
• H: % de horas extras;
• I: Valor das horas extras.

Feito isso, preencha com atenção todos os campos, exceto das horas trabalhadas e horas extras, uma vez que estas informações são aquelas que estamos buscando.

Em seguida, você precisará selecionar as células que contém todos os horários do funcionário, compreendidos na coluna de B a E. Feita a seleção, formate as células no formato personalizado: [h]: mm. Assim, as horas serão contabilizadas corretamente.

Já as colunas das horas trabalhadas e horas extras, ‘F’, ‘G’ e’ ‘I’ deverão ser colocadas no formato de ‘Número’ e a de % de horas extras, ‘H’, em ‘Porcentagem’. Vale dizer que esses passos são fundamentais para conseguir efetuar o cálculo devidamente.

Aprendendo a calcular as horas trabalhadas

Tabela formatada, hora de calcularmos as horas trabalhadas. Se você já está familiarizado com o Excel sabe que o mesmo funciona através de fórmulas. E para este tipo de cálculo não poderia ser diferente. Dito isto, na segunda linha da coluna ‘F’, você deve inserir a seguinte fórmula:

=((saída – entrada) – (retorno do almoço – saída para almoço))* 24

Assim, as linhas a serem preenchidas dependerão de como ficou a sua tabela. Se seguiu os nossos passos até aqui, então você terá o seguinte resultado na segunda linha da coluna ‘F’:

=((E2 – B2) – (D2 – C2))* 24

Clique no ‘Enter’ e utilize a alça de preenchimento para replicar a fórmula para as demais células. Agora, para obter o total de horas trabalhadas durante a semana, basta somar a coluna ‘F’ com a função: =SOMA (F2:F8).

Como calcular as horas extras no Excel: um exemplo prático

Agora, para calcular horas extras no Excel é fundamental que você descubra o quanto o funcionário recebe por hora trabalhada. Então, suponhamos que o funcionário João ganha R$ 5.000,00 por mês para uma carga horária de 220h.

Para chegarmos ao valor do salário/h, precisamos dividir o valor do salário pelas horas que João trabalha no mês. Em nosso exemplo, chegaremos a R$ 22,73. Aqui, utilizaremos uma carga horária de 9 horas por dia.

Vale dizer que é interessante deixar o valor/hora em uma célula a parte na planilha, visto que precisaremos dele a seguir.

Aprenda o passo a passo

Dito isso, vamos para o cálculo. Na segunda linha da coluna ‘G’, insira a seguinte fórmula: =(se(F2>9;F2-9;0). Aperte ‘Enter’ e não se esqueça de arrastar a fórmula para as demais células, de segunda a sexta-feira.

Ao considerarmos que João só trabalha de segunda a sexta-feira, as horas trabalhadas no sábado e no domingo são contadas como horas extras. Se este for o seu caso, repita as horas trabalhadas nos finais de semana no campo de horas extras. Se o valor for diferente, você pode modificar manualmente.

Em nosso exemplo, João terá 5 horas extras no sábado e 5 no domingo. Além disso, receberá um percentual de 50% do valor da hora trabalhada durante a semana e 100% aos fins de semana. Então, na coluna ‘H’, você deve preencher os respectivos percentuais.

Por fim, para terminarmos o nosso cálculo, na última coluna, na coluna ‘I’, preencha a segunda linha com a seguinte fórmula: =G2*B14*H2, seguido de ‘Enter’. Vale dizer que a fórmula em questão corresponde a:  =horas extras*R$ valor por hora* %hora extra. Sendo o B14, a nossa célula a parte da planilha.

Depois de inserir a fórmula, estenda a mesma para as demais linhas da coluna ‘I’ e, na linha I9, insira a soma: =SOMA(I2:I8). Em nosso exemplo, como João fez 1 hora extra na segunda e 10 no final de semana, receberá R$ 238,64.

Viu como é prático usar o Excel? Como dissemos anteriormente, você pode mudar os valores de acordo com a realidade dos seus funcionários, mas as fórmulas são as mesmas. Então, faça os seus testes e nos conte depois os seus resultados. Até mais!